【企业档案管理】第一课 新手入档（续）

企业档案管理第一课
新手入档
（续）
四、目录编制
我们从小接触各类图书、课本，而每一本书里都会有目录，浏览目录可以大概了解一本书的主要内容，也可以快速查找我们需要的章节。同样，作为一种重要的检索工具，档案也离不开目录。
在企业里，档案目录的作用和意义主要体现在以下几个方面：
1、记录：登记档案条目的基本信息和关键信息，以供对所存档案的直观了解；
2、检索：为快速搜索所需档案提供便利；
3、统计：用于档案工作量和库存量的统计。
目录基本要素：
通用目录的基本要素：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页数、备注等信息。
（图-4）
可以根据实际需要进行增减，比如收发函目录，“责任者”项可以分列为“发函单位”、“收函单位”，还可以增加“邮单号”信息。
比如合同目录，“责任者”项可裂变为“我方单位”、“合作单位”，再加“合同金额”等信息。
再比如，目录表格适当位置可加入“全宗号”、“盒号”等内容。
目录编制注意事项：
1、基本要素不缺失。
2、适当扩展不累赘。也就是不随意添加不必要的内容。
3、目录格式要固化。包括填写位置、行高、列宽等，尽量固定标准格式，尤其是对于下设公司较多、项目较多的企业，固定格式便于对各部门、各专/兼职档案管理人员统一指导、监管和检查。
五、档案交接
档案交接是企业档案收集的一个重要途径，根据归档范围，明确哪些资料由部门自存，哪些档案需交企业归档。交企业归档部分的档案，按照归档期限移交档案管理部门，并办理交接手续。
根据交接对象可分为：内部交接和外部交接；根据交接频次可分为：日常交接和集中批量交接。
其中内部交接主要指企业内部各部门档案移交企业档案室，或企业内部其他各部门之间的档案交接。外部交接，主要指业务部门与合作单位之间档案的交接。
根据业务形式和交接内容需要，交接表可设置为通用档案交接登记表、专业档案（如：图纸、变签证）交接登记表和批量档案交接登记表。
通用档案交接登记表基本要素： 1、日期； 2、文件类型； 3、文件主题； 4、份数； 5、移交人； 6、交接人； 7、备注。还可以根据需要增加部门/单位、联系方式等内容。
专业档案交接登记表，如图纸、设计变更、现场签证等的交接，可根据需要设置图纸/变更单编号、单位/部门等内容。
（图-5）
批量档案交接登记表，如部门集中移交的档案，项目交付后的总包、分包单位档案等，可以用图片中的交接登记表，也可以将已做好的目录打印出来，在最后一页签字交接。
档案交接过程中常见问题：
1、未建立交接登记，无从记录和查证。
2、登记内容不清晰、不详细，字迹无法识别，无法辨别和取证。
3、只交接一方签字，或移交方签字，或接收方签字，另一方不签字，后期无法确认。
我们在日常档案交接过程中需注意以上问题，以确保档案交接工作顺利进行。
六、档案借阅
档案借阅，是企业档案利用的一种重要形式。主要是企业内部借阅，间或也有兄弟单位、合作单位等之间的外部借阅。
既然是“借”，那就讲究有借有还，须事先约定借阅条件和期限，在规定条件下借阅，限定期限内归还，借和还之间形成闭环，以避免档案有去无回而流失。
首先要设置档案借阅审批程序，不管是线上审批还是线下签批，其中两个关键节点不能有缺漏：业务部门主管领导签批和档案部门主管领导签批。
其次要设置档案借阅登记表。须包含以下主要内容：序号、档号、文件名称、借阅用途、借阅人、借阅时间、归还时间等。
（图-6）
做好借阅登记是档案借阅的关键环节。这里列举三种情形：1、内部借阅线上审批型，2、内部借阅手签审批型，3、外部借阅型。其中内部借阅线上审批型和手签审批型，只是审批形式上有区别，其它信息都一样。
档案借阅规定可根据企业实际情况进行设置，比如：
1、首先要有审批，审批通过方可借阅；
2、借阅时要进行登记，写清楚借阅内容、用途、借阅人和借阅日期等信息；
3、借阅纸质档案需保持档案原貌，不得涂画、损毁和遗失。
4、借阅电子档案须加水印，借用复印件须加盖一次性使用章；
5、档案借阅期间不得转借他人；
6、须在规定期限内归还所借档案；
7、借阅和归还时，借阅人和保管人须当面核对借阅内容和档案状态，并签字确认。
关于档案借阅，[档案经]里有讲，这里不再赘述。
七、档案鉴定与销毁
档案销毁首先需要鉴定，鉴定的两个基本依据是：档案保管期限和档案利用价值。
档案鉴定流程可根据企业情况设定，审批节点可以有业务主管部门、业务关联部门、档案管理部门、企业管理层领导。其中业务主管部门和档案管理部门的鉴定节点是必不可少的。
（图-7）
档案鉴定的结果有两个，它决定着鉴定后档案的去向，一个是重新划定保管期限、继续保管，一个是销毁。
确定销毁的档案需要登记造册进行销毁，《档案销毁清册》须包含待销毁档案的基本信息、销毁地点、销毁方式、执行人、监销人等内容。签字确认的《档案销毁清册》留档备查。
档案销毁注意事项：
1、经鉴定确认可以销毁的档案，方可销毁。
2、档案销毁需挂批流程，经各相关领导签批同意后，方可进行销毁。
3、须经两人以上监销。
4、档案销毁需登记造册，以备查验。
5、任何部门和个人不得私自销毁档案。
结束
由档案分类、编号、编目、交接、借阅、鉴定与销毁组成的档案管理基本架构，加入档案整理规则和要求，以及档案管理规章制度，共同构成企业档案管理体系。可以编制成企业档案管理指引或手册，用以指导和规范企业档案日常管理工作。
以上是今天分享的主要内容，其实也就是勾画了企业档案管理的一个基本程序和线索，就像起房盖屋，先画图、搭框架，然后再往里面填充具体内容。有了这个框架，后面的整理和管理也就顺理成章了。
再回到开篇的那首诗，其实老师（张籍）也有一首非常巧妙的答诗：
《酬朱庆馀》
唐?张籍
越女新妆出镜心，自知明艳更沉吟。
齐纨未足时人贵，一曲菱歌敌万金。
（图片源于网络）
意思是越州镜湖的采菱女，不仅长得艳丽动人，而且有绝妙的歌喉，这是身著贵重丝绸的其他越女所不能比并的。其实是在夸赞和宽慰朱庆馀，你的水平我知道，基本功扎实，才思过人，文采出众，考场上肯定没问题了！文人相重，酬答俱妙，千古佳话，流誉诗坛。
其实我们做档案工作也该有两首诗暗含的境界，多学习理论、多了解市场，练好基本功，还要深入思考和探索，做出自己的风格，体现工作的价值。也许不为期许和赞赏，只为能够胸有成竹、淡定自若的应对多样化的工作场景，并解决问题。
由于经验有限，加上不善演讲，也许今天的分享很不到位，仅为抛砖引玉，请大家多多批评指正！
2020年11月28日于郑州
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