笔记百科何为外事接待？作为秘书应如何做好此项工作？
外事接待一般是指涉及国外以及港澳台地区团体或个人的来访接待工作。
作为秘书做好外事接待工作的内容：
1． 做好翻译前的准备工作，对有关的政治、时事和相关主题的背景知识及其词汇等应做好准备。遇到自己难以理解和把握的字、词、句，应虚心请教，做到不耻下问。
2． 翻译时，应做到准确忠实，不擅自增减或改变谈话内容，不参杂个人意见。译文应忠实于原文、原意，用字要严谨。
3． 在保证主要领导的谈话翻译时，兼顾其他人员的谈话翻译。
4． 外宾提出任何要求，应详告主人考虑解决，不要擅自允诺或作否定答复。
5． 外宾有不恰当言论时，应根据事实全部译告主人考虑。如自己解释有困难时，可以暂不答复，并向领导汇报解决。
6． 注意（口头和书面的保密），不得在外宾面前谈论内部问题。文件资料、工作日记等不宜随身携带。
7． 充分了解外宾情况、要求以及对每次活动的反馈意见。
8． 加强政治、时事、政策、业务和外语学习，不断丰富自己的知识，提高各方面的素质。
延伸阅读
外交来访怎么确定接待？
外交来访接待要联系当地外事办，按照外事接待规格进行接待，不可以自行接待。
什么是外事接送？
外事接待一般是指涉及国外以及港澳台地区团体或个人的来访接待工作。
近几年来，随着对外开放政策的深入贯彻，外事接待工作将显得日益重要，努力为对外开放和经济建设创造更好的投资环境。
地方上通常规定政府外事办公室是当地外事接待工作的归口管理部门，制定统一的外事接待工作规范，承担接待相当一级以上的来访人员及其他重要外宾的外事接待工作，并负责对有外事接待任务的部门、单位以及各涉外宾馆、饭店等服务行业进行业务指导。
每一次重要的外事接待工作应事先制定详细的接待计划（或方案），并认真组织实施。包括：一是来访者的基本情况。应写明来访者的国籍（或地区）、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的以及我方的接待方针。二是礼仪活动安排部分。应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。三是生活安排部分。要写明客人下榻的宾馆、日常伙食标准、乘坐什么车辆等。四是接待计划（或方案）中还要明确接待费用由谁负担。如果需要安排新闻报道，也应在计划（或方案）中写明。五是有关安全保卫工作。
0
公司外事接送什么意思？
公司外事接送至的就是公司的外事接待活动。一个公司，在生产经营活动中都存在着一些对外活动，这些对外活动需要进行相应的接待，包括人员接送和住宿，以及相关的活动安排等等，外事接待要做到细心认真，坚持按照外交礼节进行，避免出现违反外交规定的事情。
外事礼仪有哪些主要内容和重要特征？
一、外事礼仪的一般原则 图书馆员在对外交往中，应当遵守有关国际交往的基本规范。 1．尊重国格、遵守外事纪律 在外事活动中，每个工作人员都是代表本单位执行公务，因此必须严格执行我国的基本对外政策，坚持维护国家主权和民族尊严，不做有损国体、有辱国格的事；自觉遵守外事纪律，不失泄秘密，不利用工作之便营私牟利，不擅自与客人进行私人交往，不私自主张和答应客人提出的不合理要求，在与外宾交往中，要不失自我，举止有度。 2．平等相待、不卑不亢 我国外交政策强调国家之间一律平等，因此，无论与之交往的客人来自何方，所在国或地区不分大小、强弱、贫富等，我们相互之间都是互相交流、平等交往的关系，我们均应热情友好、平等相待，并做到不卑不亢。图书馆员真正要做到不卑不亢，不仅在思想上要提高、端正态度，而且在工作中要付诸实践。 一方面，要在虚心学习外国同行的一切长处，尊重他国风俗习惯的同时，坚决反对自卑自贱的思想，在对外交往中，以自尊、自重、自信、自爱为基础，表现得堂堂正正，坦诚乐观，豁达开朗，从容不迫，落落大方。 另一方面，在一切对外交往中，既不可妄自菲薄，也不应高傲自大，盛气凌人，或自以为是，或冷漠无情。 3．互相尊重、求同存异 外事交往涉及不同的国家、民族，由于不同的历史、文化、宗教等因素，各有其特殊的风俗习惯和礼节，均应予以重视，对其与我国之间的差异性，重要的是了解并相互尊重，而不要用我方的标准去评判是非，鉴定优劣，只要对方的所作所为不危及其生命安全，不触犯法律，不损害国格人格，在原则上都不必予以干涉和纠正，即互相给予必要的尊重，遵守求同存异的原则。 简而言之，“求同”，就是要遵守有关礼仪的国际惯例，要重视礼仪的“共性”。“存异”，则是要求对他国的礼俗不可一概否定，必要时，对交往对象所在国的礼仪与习俗要有所了解，并表示尊重。比如，在世界各国，人们往往使用不同的见面礼。其中较为常见的，就有中国人的拱手礼，日本人的鞠躬礼，韩国人的跪拜礼，泰国人的合十礼，阿拉伯人的按胸礼，以及欧美人的吻面礼、吻手礼和拥抱礼。他们各有其讲究，都属于礼仪的“个性”，与此同时，握手作为见面礼节，则可以说是通行于世界各国的。与任何国家的人打交道，以握手这一“共性”礼仪作为见面礼节，都是适用的，所以在涉外交往中采用握手礼，就是“遵守惯例”。 4．诚信守时、热情适度 诚信作为开展任何工作的基本前提，它反映在外事接待和交往中，主要表现为信守约定，特别是在一切有关时间方面的正式约定中，要恪守不怠、诚信守时。一是在有关时间的问题上，不可以吞吞吐吐、含含糊糊、模棱两可。二是交往的时间一旦约定，就应千方百计予以遵守，而不宜随便加以变动或取消。三是对于双方之间约会的时间，唯有“正点”到场方为得体，早到或晚到，同样是不正确的做法。四是在约会之中，不允许早退。五是万一失约，务必要向约会对象尽早通报，解释缘由，并向对方致歉。 热情适度，是指不仅要体现热情友好，更为重要的是把握好待人热情友好的具体分寸，主要是应掌握以下三种接待交往的尺度： 第一，是“关心有度”，也就是说，不宜对外国友人表现得过于关心； 第二，是“距离有度”，也就是说，与外国友人进行交往应酬时，应当视双方关系的不同，与对方保持相适应的适度空间距离，通常，社交距离是0.5米～1.5米，礼仪距离是1.5米～3米，3米以外则是陌生人之间的公共距离； 第三，是“举止有度”，既不要轻易采用某些过于随便、显示热情的动作，如拍肩膀、摸头顶等，也不要做出某些不文明、不礼貌的动作，如指指点点、翘腿等。 5．女士优先、以右为尊 女士优先是国际社会公认的一条重要礼仪原则，它要求在一切社会活动场所，每一名成年男子均应自觉以实际行动体现尊重妇女，照顾妇女，体谅妇女，关心妇女，保护妇女的文明修养，并对所有女性一视同仁。 女士优先原则在不同场合已成为不同的礼仪规范，如在面对群体或公众发言时，称呼听众须以“女士们、先生们”作为“合礼”的顺序；表示问候时应优先问候在场的女士；一同行走时，男士应请女士先行一步并让女士走在道路内侧；通过门口时男士主动为女士开门或让路；等等。 此外，在各种类型的国际交往中，还普遍通用“以右为尊”的原则。凡在外事活动中涉及到位置的排列，如举行会议会谈、队列站立等，都以右尊左卑、右贵左贱、右高左低为序，右侧的位置总比左侧的位置尊贵。需要例外指出的是，在接待来访外宾过程中，当主人前往外宾下榻之处拜会或送行时，情况正好相反，主人的身份此时应为“客人”，而以客人为“主人”，若有必要排位，则应主人居右，客人居左，这体现了宾至如归的用意，外宾在为其安排的临时居所之中，应被视为主人；同样的例外包括佩戴勋章时，在正式场合特别是出席社交活动时，通常应将勋章戴在左侧衣襟上，已成惯例。 6．入乡问俗 由于历史、环境等方面的原因，世界各国之间、东西方之间存在着较大的文化差异，在涉外交往中，要真正做到尊重交往对象，首先就必须尊重对方所独有的风俗习惯，做到入乡问俗，最重要的是要注意下面两个方面： 第一，必须充分地了解与交往对象相关的习俗，古人云“入境而问禁，入乡而问俗，入门而问讳”，正是指导今人对外交往的良言； 第二，必须无条件地对交往对象所特有的习俗加以尊重，在外事交往中，对于其他国家所特有的习俗，没有必要照抄照搬，对于本国的传统习俗，则需要发扬光大，但是决不能对别国习俗少见多怪，妄加非议。 在外事交往中，当自己身为东道主时，通常讲究“主随客便”，而当自己充当客人时，则又讲究“客随主便”，在本质上讲，这两种做法都是对“入乡问俗”原则的具体贯彻落实。 二、涉外交往的公共礼节 保持良好的个人形象不仅是个人生活态度的表现，更是外事工作礼仪规范的必需。图书馆作为文化传播机构，每个员工更有义务表现出良好的个人形象和文化教养，在外事活动中充分展示我国作为文明礼仪之邦的深厚文化底蕴。 一般而言，涉外交往必须掌握常规的外事礼节，才能应对自如，掌握主动。下面介绍对涉外交往的个人要求及几种国际通行的外事礼仪如称呼、握手、介绍、递送名片的主要注意事项。 1．个人形象 （1）个人形象的重要性 ①每一个人的个人形象，都真实地体现着他的个人教养和品位； ②每一个人的个人形象，都客观地反映他个人的精神面貌与生活态度； ③每一个人的个人形象，都如实地展现了他对交往对象所重视的程度，一个人对自我形象的重视程度，应与对交往对象的重视程度成正比，换而言之，在涉外交往中，若是对自我形象毫不修饰，即属失礼行为； ④每一个人的个人形象，都是其所在单位的整体形象的有机组成部分，因此说，每个参与外事接待的同志，他代表着他所在的图书馆甚至是所在地区的全部图书馆的风貌； ⑤每一个人的个人形象，在国际交往中还往往代表着其所属国家、所属民族的形象，一个中国人在对外交往中要是不注意维护自身形象，从某种程度上讲，就可能会损害国家的形象和整个民族的形象。 基于以上原因，在外事交往和接待时，每个图书馆员都必须时时刻刻注意维护自身形象，特别要注意维护自己在正式场合留给别人的初次印象。 （2）个人仪表举止 个人的仪表举止是礼节、仪态、容貌、举止的总称。在外事活动中除应遵守一般的礼貌外，还要遵守必要的外交礼仪。 ①仪容。男子不得蓄须，不使鼻毛、耳毛外露，不留长发；女子不得剃光头，不剃眉毛，不宜暴露腋毛，不宜化妆过浓；任何人都不准刺字、文身，蓬头垢面。 ②表情。亲切、热情、友好、自然，既不要过于夸张，也不能表现的过于沉重或冷漠。 ③举止。“站有站相、坐有坐相”，表现出文明、优雅的举止风度。 ④服饰。基本要求是朴素、大方、整洁，其次还应适合自己的身份、地位和年龄，特别是要配合自己在外事活动中社会角色，另外，注意衣着与场合协调也是最重要的。对于服饰礼仪，国际上普遍接受“TPO”原则，TPO是英文单词时间（time）、地点（place）、目 的（order）的首字母组合，TPO原则的基本含义是要求人们的穿着、化妆和佩戴首饰均应兼顾时间、地点、目的，而不能过于随意。具体而言，衣服应熨平整，裤子熨出裤线，皮鞋要上油擦亮，长袖衬衣下摆应塞在裤内，袖口不要卷起，短袖衫则下摆不要塞在裤内，长裤不要卷起，任何情况下不要穿短裤参加外事活动；男性进入室内应摘帽，脱掉大衣、风雨衣、雨鞋等，女性则可以在室内戴纱手套、面罩及帽子。 ⑤谈吐。进行交谈一定要遵照国际惯例，自觉地调低音量，同时，还应使用规范的尊称、谦词、敬语与礼貌语。 2．称谓 正确地称呼对方，是礼貌交往的第一步，国际上的称呼要求主要有： 对一般成年男子，统称“先生”，对已婚或有地位的女子称“夫人”，对未婚女子统称“小姐”，对不了解其婚姻状况的女子称“女士”，这些称呼前可冠以姓名或职衔； 对地位较高的官方人士，如部长以上官员，可称“阁下”、“先生”，并冠以职衔，有些欧美国家，如德国、美国、墨西哥等国，往往不称“阁下”而称“先生”，在日本身份较高的女子习惯上也称“先生”； 对国王、王后称“陛下”，对王子、公主、亲王称“殿下”，对有爵位的人称爵位或“阁下”、“先生”； 对军人称军衔或“先生”，对高级将领如将军、元帅等称“阁下”； 对知识分子或专业人员称职位或学位并冠以姓氏，如“约翰教授”、“马博士”，也可加先生，如“布什律师先生”； 对神职人员称职衔，也可同时冠以“先生”，如“牧师先生”，对主教以上人员可称“阁下”； 对男女服务员，一般称“先生”和“小姐”； 对以“同志”相称的外宾，可同时冠以姓名或职衔，如“服务员同志”。 实际上，由于各民族语言、风俗习惯不同，社会制度差异，在称呼上差别很大，因此，既要注意世界通用的一般称呼，也要考虑来访者所在国的具体情况，选用适当的称呼迈出对外交往的第一步。 3．握手礼节 见面致礼，握手是外事交际场合上最常用的礼节。国际上，握手要掌握的主要细节有： （1）先主后宾 宾主之间，主人有向客人先伸手的义务，因此，迎接外宾时应主动伸手相握，表示欢迎。必须说明的是，若非迎宾的需要，则必须上级、长辈、女士先伸手，方可相握，否则即为失礼； （2）力度适当 握手一定要用右手，且应力度适当，不要过轻或过重，过轻则表示冷淡、傲慢、缺乏诚意，太重会使对方感到疼痛，显得粗鲁无礼，应以柔和贴切、紧而不痛为宜； （3）把握时间 握手时间以3～5秒为宜，长时间握住对方的手不放，甚至猛摇，会令对方无所适从； （4）关注对方 握手时要精神集中，注视对方脸部倒三角区，微笑致意，绝不可一面握手，一面左顾右盼； （5）握手禁忌 握手时不戴手套、不戴帽，握手后不能当场擦手，不交叉握手，不能拒绝握手，不怠慢不急躁，若遇受伤染病等特殊情况，应向对方讲清楚，并请求谅解。 4．介绍 如果相见双方是熟人，则可不介绍，如果是首次见面，又不认识，接待人员应主动按顺序介绍他人。介绍的总体要求是：顺序准确、举止得体、称谓得当、态度谦恭。 （1）自我介绍 先向对方点头致意，得到回应后再介绍自己，自我介绍的内容可在姓名、单位、职务等三要素的基础上繁简增减，力求简明扼要，一般以1分钟内为宜，最长不要超过3分钟，自我介绍时应表现渴望认识对方的热情，神态镇定而充满自信。自我介绍也可借助递送名片来进行。 （2）介绍他人 迎接客人时，应先将前往迎接的人员介绍给外宾，然后再将外宾介绍给迎接人员，若有专职礼仪工作人员或接待人员，这项工作可由他们来完成，也可由迎接人员中身份最高者完成。被介绍者应微笑点头或说“您好”，注视对方。遇有外宾主动与我方人员拥抱时，不可推却或勉强应付，一般应做出相应的表示。 国际公认的介绍顺序是把男士介绍给女士，年轻的介绍给年长的，下级、地位低者介绍给上级、地位高者，将客人介绍给主人，将后来者介绍给先来者；总之，介绍的通则是把别人介绍给你所尊敬的人，先被提名者表示最尊敬。 5．名片的使用 国际上使用名片非常普遍，它具有自我介绍等多项功用。在外事场合使用名片，名片一定要用中文及对方所使用的外文或者国际通行的英文两种文字印刷，一面印中文，另一面印外文，外文按国际习惯印刷。作为国际社交的重要工具，递送、接受、存放名片均有一定的礼仪规范。 （1）递送 一般是地位低的先递给地位高的人，男士先递给女士；若同时向多人发送，应按职务的高低顺序递送。递送时应将正面朝向对方，双手奉上，面带微笑，注视对方，可大方真诚地说：“这是我的名片，请多关照。” 递送名片应在介绍之后，尚未弄清对方身份时不应急于递送。 （2）接收 接收名片时应站立，并面带微笑、注视对方，双手接过名片并致谢，仔细看一下之后，按名片的职务称呼对方；应表现出认识对方的极大兴趣和对他的尊重，可回敬名片，如没有或没带名片，应向对方致歉。 （3）存放 接过名片后，应将其放入名片夹，最好是放入左胸内衣袋，以示对对方的尊敬，切不可一边交谈一边揉搓、把弄、折叠，更不能扔、压、抛、塞名片。 第二节 外事接待及出访 图书馆既有一定的外事接待任务，也可能派员出访国外，无论外事接待还是出访，均是为开展和增进国内外文化交流和交往服务，都应该细致地做好各个环节的工作，从接待准备到离开，每一步都需要精心安排，顺利、愉快地完成整个接待任务和出访行程，并给对方留下全面而准确的印象。 一、接待和出访准备工作 1．了解来访者或出访地情况，索取和准备必需资料 接待工作需要预先准备的事项包括：了解客人来访意图、要求及在食宿日程安排上的打算；掌握抵达时间、车次或航班，是否需要接站；弄清来访者姓名、性别、年龄、身份、文化习俗、饮食习惯、宗教信仰、禁忌等资料。根据所获的第一手资料来研究确定接待 规格和确定各项礼仪活动，取得主动权。 出访准备与此类似，重点是了解出访地和出访对象特殊的文化习俗、饮食习惯、宗教信仰、禁忌要求等，必要时应准备好出访所在地联系人或可求助的使馆、旅行服务机构等的联络方法及资料，以及需要带出的出访文件、宣传资料、准备的礼品，特别是，一定要详细了解所需到访的机构、地点、人物是否有何特殊要求，以提前作好相应准备。 2．拟定接待或出访方案 接待方案是指接待规格和主要活动安排的日程，接待规格的高低通常根据来访者身份、愿望等来决定，并由此安排接待活动的礼仪，日程安排完毕，一般应通知并征得来访者的同意。一旦确定，即应严格按照计划行动，任何违背日程安排的活动，都会反映出接待馆对自己所承担的义务准备不足。多次违反日程安排的行为，譬如，改变参观时间，缺乏交通工具等等，都会使整个接待工作给来访人员留下负面印象。为确保接待方案圆满实施，馆里主管接待的领导干部应对整个接待工作定制完整计划，定目的、定要求、定内容、定时间、定地点，并进行分工，责任明确，落实到具体执行的每个人。每项活动前，都须认真落实迎送车辆，检查场所布置，座席安排，以及客人可能需要帮助的事项等。对国内多数图书馆而言，参与外事接待的机会不多，因此接待人员普遍缺乏相关经验，有时还需要对参加接待服务的人员进行必要的指导和培训，如介绍来宾所在国概况、宗教信仰、生活习俗；强调服务规范与技巧；进行安全保密教育等。 出访方案则包括拟订出访日程，出访事项及其目的要求，可能的意外及变通措施，还有相关的具体旅程、路线安排等。
如何迎接外宾及迎宾的准备和接待？
(一)对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
(二)主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信 誉的印象。
(三)接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。然后向对方作自我介绍，如果有名 片，可送予对方。
注意送名片的礼仪:
1、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。你想得到对方名片时，可以用请求的口吻说:“如果您方便的话， 能否留张名片给我?”
2、作为接名片的人，双手接过名片后，应仔细地看一遍，千万不要看也不 看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。
(四)迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙 忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
(五)主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
(六)将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈，谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
二、接待礼仪
接待客人要注意以下几点。
(一)客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。
(二)客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能， 应该时常为客人换饮料。
(三)接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
1、在走廊的引导方法。接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走 在内侧。
2、在楼梯的引导方法。当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应该注意客人的安全。
3、在电梯的引导方法。引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
4、客厅里的引导方法。当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座 (一般靠近门的一方为下座)。
(四)诚心诚意的奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。
三、乘车礼仪
(一)小轿车。
1、小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间
座位再次之，前坐右侧殿后，前排中间为末席。
2、如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席，前排中间座则不宜再安排客人。
3、主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。
4、如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座， 或让友人夫妇都坐前座。
5、主人亲自驾车，坐客只有一人，应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。
6、女士登车不要一只先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的 姿势。
(二)吉普车
吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右坐为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人 先下，后排客人再下车。
(三)旅行车
我们在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排 即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。
商务外事接待常识
一:接待准备
外事接待单位为圆满完成接待任务，一般需要专门接待小组，全面负责一切接待事宜。
接待工作首先应了解来访者的基本情况，弄清代表团的国别、名称、成员名单、来访目的等内容。如需要根据客人要求预定宾馆或返程机票，还应索取来宾护照的复印(传真)件。掌握了以上情况后，再制定一份周密的(中外文)书面接待活动日程安排(表)，包括迎送、会见、会谈、签字仪式、宴
请、参观游览、交通工具、餐寝时间、陪同人员等详细内容。日程安排应尽量事先征询来宾意见，还要考虑来宾的风俗习惯和宗教信仰。日程安排印制妥当后，要让来宾抵达后及时人手一份。
二:迎送
要依据来访者的身份，确定迎送规格。根据国际惯例，主要迎送人通常同来宾的身份相当。出面迎送，组织好迎送仪式、场地布置、献花、照相、拍电视、组织群众场面等内容，比如飞机(车、船)抵离时间、献花人员的挑选和鲜花花束(花环)的准备、介绍宾主相见的方式、车辆顺序的编排、座次的安排、国旗的悬挂等等，都要逐项落实。
迎宾时，外宾下飞机(车、船)后，礼宾人员应主动将迎宾人员姓名、职务一一介绍给来宾，迎宾人员随即与来宾握手表示欢迎。如遇外宾主动与我方人员拥抱时，我可做相应表示，不要退却或勉强拥抱。如需献花，应安排在迎宾的主要领导人与客人握手之后进行。所献鲜花忌用菊花、杜鹃花、石竹花或黄色花朵。
乘车时，应先请客人从右侧上车，陪同主人再从左侧上车。待外宾与陪同人员全部上车后，再驱车去宾馆。途中，陪同人员应择机将有利于对外宣传宜昌的事物，如沿途所见的欢迎标语、人文景观等向外宾介绍。
重要外宾和大型团体来访，应安排专人、专车提取行李并及时送到客人房间。外宾抵达住处后，不宜马上安排活动，应稍事休息，给对方留下更衣时间。
三:会见
凡身份高的人土会见身份低的、或主人会见客人，称为接见或召见。反之，凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，称为拜会或拜见。接见和拜会后的回访称为回拜。
接见一方的安排人，应主动将会见时间、地点、主方出席人、其它具体安排及有关注意事项通知对方。如有合影，还要事先编好合影图，一般主人居中，按礼宾顺序，主人右手为上，主客双方间隔排列，两端均由主方人员把边。
会见前，主人应在门口迎候客人，可以在大楼正门迎候，也可以在会客厅迎候。如果主人不到楼门口迎候，则应由工作人员在大楼门口迎接，引入会客厅。会见结束，主人应送客人至车前或在门口握别，目送客人离去。
领导人之间的会见，除陪见人和必要的译员、记录员外，其他工作人员安排就绪后均应退出。谈话过程中，旁人不要随意进出。
安排宾主座次时，主宾坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他外宾按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座，座位不够可在后排加座。
四:会谈
会谈是指双方就某些重大的政治、经济、文化及其它共同关心的问题交换意见。会谈内容较为正式，且政治性或专业性较强。
会谈首先要组成专门班子，确定主谈人。我方主谈人的职位要与对方主谈人相同或相近。会谈人数大体双方相等。其次是准备会谈提纲，如需在会谈结束时双方签署《会谈纪要》或《协议书》，应事先草拟好文本。
会谈由主谈人主持，其他人员未经主谈人许可，不得随便发表意见。如有不同看法，可写条子递给主谈人，供主谈人参考。如主谈人请大家做补充发言，其他人可按主谈人的谈话口径做适当补充，但不能提出与主谈人意见相反的看法。
会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主按各人名牌所示相对而坐以正门为准，主人占背面一侧，外宾面向正门。主谈人座位居中。
五:签字仪式
参加签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员。双方为了对签订的协议表示重视，往往由更高的领导人出席签字仪式。
一般在签字厅设置一张长方桌作为签字桌，桌面覆盖深色台呢，桌后并列置放两把椅子，供双方签字人使用，主左客右。座前摆放各自保存的文本，上端分别放置签字文具，中间摆一旗架，悬挂签字双方的国旗。
双方参加签字仪式的人员进入签字厅，签字人入座，助签人分别站在签字人外侧，其他人员分主客各一方按身份顺序排立于各自的签字人座位之后。签字时，由助签人协助翻揭文本，指明签字处，本方保存的文本上签毕后，由助签人互相传递文本，再在对方保存的文本上签字，签妥后由双方签字人交换文本，相互握手。有时备有香槟酒，签字后，共同举杯庆贺
你还要制定一个接待日程表,要标明每个时段干什么[从早到晚],活动内容,车辆安排,谁负责,越详细越好。
外事接待人员应具备哪些基本素质？
仪表端庄大方，语言和气精炼，外表容易接近，反应敏捷快速，做事干净利落
涉及外事是什么意思？
外事即对外事务，而外事接待一般是指涉及国外以及港澳台地区团体或个人的来访接待工作。近几年来，随着对外开放政策的深入贯彻，外事接待工作将显得日益重要，努力为对外开放和经济建设创造更好的投资环境。
地方上通常规定政府外事办公室是当地外事接待工作的归口管理部门，制定统一的外事接待工作规范，承担接待相当一级以上的来访人员及其他重要外宾的外事接待工作，并负责对有外事接待任务的部门、单位以及各涉外宾馆、饭店等服务行业进行业务指导。
每一次重要的外事接待工作应事先制定详细的接待计划（或方案），并认真组织实施。包括：一是来访者的基本情况。应写明来访者的国籍（或地区）、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的以及我方的接待方针。二是礼仪活动安排部分。应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。三是生活安排部分。要写明客人下榻的宾馆、日常伙食标准、乘坐什么车辆等。四是接待计划（或方案）中还要明确接待费用由谁负担。如果需要安排新闻报道，也应在计划（或方案）中写明。五是有关安全保卫工作。
外事活动什么意思？
外事活动是外事接待活动。一个公司，在生产经营活动中都存在着一些对外活动，这些对外活动需要进行相应的接待，包括人员接送和住宿，以及相关的活动安排等等，外事接待要做到细心认真，坚持按照外交礼节进行，避免出现违反外交规定的事情。
